El mapeo de procesos comerciales se refiere a las actividades involucradas en la definición de lo que hace una entidad comercial, quién es responsable, con qué estándar se debe completar un proceso comercial y cómo se puede determinar el éxito de un proceso comercial.
El propósito principal detrás del mapeo de procesos de negocios es ayudar a las organizaciones a ser más efectivas. Un mapa o diagrama de procesos de negocio claro y detallado permite a empresas externas entrar y ver si se pueden realizar mejoras en el proceso actual.
El mapeo de procesos comerciales toma un objetivo específico y ayuda a medir y comparar ese objetivo junto con los objetivos de toda la organización para asegurarse de que todos los procesos estén alineados con los valores y capacidades de la empresa.
La Organización Internacional de Normalización o ISO 9001 : 2015 fomenta un enfoque basado en procesos para la gestión de la calidad. Es importante comprender cómo cada proceso se relaciona con otros procesos dentro de la organización y cómo esas interacciones impactan en la Gestión de la Calidad.
El primer método estructurado para documentar el flujo del proceso, el diagrama de flujo del proceso, fue presentado por Frank Gilbreth a los miembros de ASME en 1921 como la presentación "Diagramas de proceso: primeros pasos para encontrar la mejor manera". Las herramientas de Gilbreth se integraron rápidamente en los planes de estudio de ingeniería industrial. A principios de la década de 1930, el ingeniero industrial Allan H. Mogensen comenzó a capacitar a empresarios mediante el uso de estas herramientas de ingeniería industrial en sus Conferencias de Simplificación del Trabajo en Lake Placid, Nueva York. Un graduado de 1944 de la clase de Mogensen, Art Spinanger, llevó las herramientas a Procter and Gamble, donde desarrolló su programa de simplificación del trabajo llamado Programa de Cambio de Métodos Deliberados. Otro graduado de 1944, Ben S. Graham, Director de Ingeniería de Formcraft en Standard Register Industrial, adaptó el diagrama de proceso de flujo al procesamiento de información con su desarrollo del diagrama de proceso de flujo múltiple para mostrar múltiples documentos y sus relaciones. En 1947, ASME adoptó un conjunto de símbolos derivado del trabajo original de Gilbreth como el Estándar de ASME para gráficos de procesos.
El mapeo de procesos de negocios, también conocido como gráficos de procesos, se ha vuelto mucho más frecuente y entendido en el mundo empresarial en los últimos años. Los mapas de procesos se pueden utilizar en todos los ámbitos de la vida o de los negocios.
Los principales pasos de la mejora de procesos mediante el mapeo de procesos
El mapeo de procesos es capaz de respaldar varios objetivos comerciales importantes:
El mapeo de procesos se superpuso con el desarrollo de software que incorpora herramientas que pueden adjuntar metadatos a actividades, controladores y disparadores para proporcionar cierta automatización de la codificación de procesos de software.
Los profesionales de la mejora de la calidad han observado que pueden resultar útiles varias descripciones gráficas de los procesos. Estos incluyen: diagramas de flujo detallados, diagramas de flujo de trabajo y mapas de flujo de valor. Cada mapa es útil dependiendo de las preguntas y teorías del proceso que se consideren. En estas situaciones, el mapa de procesos implica el uso del flujo de procesos y la comprensión actual de la estructura causal.
Los profesionales de Six Sigma utilizan el término Arquitectura de procesos de negocio para describir el mapeo de procesos de negocio como una serie de diagramas de flujo multifuncionales. Según esta escuela de pensamiento, cada diagrama de flujo tiene un cierto nivel (entre 0 y 4) en función de la cantidad de detalles que contiene. Un diagrama de flujo de nivel 0 representa la menor cantidad de detalles y, por lo general, contiene uno o dos pasos. Un diagrama de flujo de nivel 4 representa la mayor cantidad de detalles y puede incluir cientos de pasos. En este nivel, todas las tareas, por pequeñas que sean, están representadas.
El diagrama de flujo es un tipo principal de mapeo de procesos comerciales. Consiste en algunos símbolos como flechas, círculos, diamantes, cajas, óvalos o rectángulos. El tipo de diagrama de flujo que se acaba de describir a veces se denomina diagrama de flujo "detallado" porque incluye en detalle las entradas, las actividades, los puntos de decisión y los resultados de cualquier proceso.
El ejemplo es el procedimiento propuesto para la cita del paciente. Comienza con la "preparación de la agenda de citas" seguida de una decisión sobre si la cita es en tierra o flota. Si la cita es flotante, informe al paciente que puede llamar al 1500 para programar sus propias citas para los próximos días, si la cita es en tierra, confirme 24 horas antes de la cita. A continuación, confirme que el paciente confirmó. Si un paciente no llamó, la cita se cancela; de lo contrario, el paciente recibe un número de confirmación. Finalmente confirmar que el paciente se presentó a la cita. De lo contrario, se coloca un paciente en espera en el espacio de citas, el libro de citas se marca como "Fallo" y se envía un informe de falla desde la recepción al enlace de la flota. Si un paciente se presentó para la cita, coloque "Paciente mostrado" en la agenda.
Un ejemplo fácil de seguir es preparar el desayuno:
Primero debemos entender que hacer el desayuno es un proceso. Los ingredientes son los insumos y el desayuno final listo para ser servido es la salida. Este gráfico muestra el desglose de cada proceso vertical y horizontalmente. Por ejemplo, los ingredientes para cocinar se dividen en todas las diferentes tareas que deben realizarse: cocinar tocino, cocinar huevos, tostar pan y freír patatas. Estas tareas se desglosan más abajo. Para cocinar los huevos, primero hay que calentar la sartén, verter la mezcla, revolver la mezcla, agregar la pimienta y quitar los huevos. Este es un excelente ejemplo de cómo el mapeo de procesos se puede utilizar en cualquier situación / proceso para comprender todas las diferentes partes y poder completar el proceso con una mejor comprensión para una mayor eficiencia. Aunque este es solo un ejemplo simple, muchos aspectos del negocio, incluida la cadena de suministro, las operaciones, el marketing, las finanzas y la contabilidad, utilizan actividades de mapeo de procesos similares para mejorar la eficiencia.